I cittadini italiani genitori di figli nati all'estero devono richiedere all'Ufficiale di Stato Civile del Comune di residenza o del Comune di iscrizione A.I.R.E (Anagrafe Italiana Residenti all’Estero) la trascrizione dell'atto di nascita del minore. Medesima procedura si applicherà anche nel caso di cittadini stranieri o di loro figli minorenni stranieri al momento del loro acquisto della cittadinanza italiana.
La ratio dell'istituto è la medesima ispiratrice della dichiarazione di nascita, a cui sono sottesi interessi pubblicistici di ordine pubblico e anche diritti civili del nuovo nato conseguenti all'iscrizione anagrafica in A.P.R. e A.I.R.E..
La trascrizione, in genere, viene richiesta per il tramite del Consolato italiano del luogo in cui è avvenuta la nascita, che provvederà a comunicare al Comune competente la documentazione necessaria.
In caso contrario, gli interessati potranno procedere autonomamente richiedendo la trascrizione dell'atto di nascita formato all'estero.
L’atto di nascita formato all'estero deve essere in regola con le eventuali prescrizioni in tema di legalizzazione, apostille e traduzione e, quindi, dev’essere:
- tradotto in lingua italiana con traduzione dichiarata conforme al testo straniero (art. 22 D.P.R. 396/2000) dall'Autorità Consolare Italiana all'estero, che potrà anche tradurre l'atto, o da un traduttore ufficiale straniero che attesti la conformità della traduzione, la cui firma dovrà essere sempre legalizzata dal Consolato italiano; la traduzione potrà essere effettuata anche in Italia da un traduttore ufficiale (con firma asseverata dalla Cancelleria del Tribunale ordinario, del Giudice di Pace o da un notaio) o da un'autorità diplomatica straniera in Italia, con obbligo di legalizzazione di firma del traduttore da parte della Prefettura, a meno che lo Stato straniero non sia aderente alla Convenzione di Londra del 07/06/1968 in tema di esenzione da legalizzazioni.
- legalizzato dall'Autorità Consolare Italiana all'estero (art. 33 D.P.R. 445/2000) o apostillato se lo Stato straniero ha aderito alla Convenzione dell'Aja del 05/10/1961.
I Paesi aderenti alla Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976 (Austria, Belgio, Bosnia-Erzegovna, Bulgaria, Capoverde, Croazia, Estonia, Francia, Germania, Italia, Lituania, Lussemburgo, Macedonia del Nord, Moldova, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia) potranno inoltrare l'atto in formato plurilingue esente da traduzione e legalizzazione.
I Paesi dell’Unione Europea non aderenti alla suindicato Convenzione di Vienna del 1976 potranno invece avvalersi delle modalità di trasmissioni di documenti pubblici esenti da legalizzazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016, che ha ulteriormente semplificato la circolarità dei documenti pubblici all’interno dell’Unione Europea.
L’Ufficio di Stato Civile, accertato che l’atto ricevuto sia a norma con le prescrizioni in tema di legalizzazione e traduzione, provvede alla trascrizione dell’atto di nascita trasmesso, iscrivendo in A.P.R. o A.I.R.E., per nascita, il nuovo nato, inserendo lo stesso nella scheda di famiglia di riferimento.
Una volta trascritto l’atto, potranno essere richiesti certificazioni, estratti di stato civile o certificati anagrafici di stato di famiglia aggiornati.